RESOLUCIÓN Nº 1/GCABA/SECLYT/11
Publicada en el BOCBA 3578 06/01/2011
Buenos Aires, 04 de enero de 2011
VISTO:
La Ley Nacional N° 25.506, las Leyes Nros. 2.751 y 3.304; los Decretos N° 1.181/08, N° 589/09 y N° 765/10; las Resoluciones N° 96/SECLyT/2009 y N° 138/SECLyT/2010;
CONSIDERANDO:
Que la Ley Nacional N° 25.506 de firma digital reconoció la eficacia jurídica del empleo del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital;
Que, por Ley N° 2.751, el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires adhirió a la Ley Nacional N° 25.506 de Firma Digital, de conformidad con lo establecido en el Artículo 50 de esta última norma;
Que, por su parte, la Ley N° 3.304 estableció el Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos a fin de encarar un proceso de modernización administrativa;
Que en el Capítulo III, Título II del Anexo de la Ley antes mencionada, denominado “Del Gobierno Electrónico y nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación”, en el punto 6.2 “Firma Electrónica y Digital”, se dispuso entre las actividades a ser llevadas a cabo la creación de la infraestructura de firma digital y electrónica en el ámbito de la Ciudad de Buenos Aires, reafirmado en este sentido lo dispuesto por la Ley N° 2.751;
Que asimismo, se fijó como uno de los objetivos el de “…Agilizar la gestión de la administración pública y aumentar el acceso de los ciudadanos a los servicios y trámites públicos, garantizando la autoría e integridad de los documentos electrónicos, emanados tanto de la administración como de los administrados, mediante el uso de la firma electrónica y la firma digital”;
Que, en relación a la digitalización de los procesos administrativos, dicha Ley plantea como objetivo “Desarrollar los sistemas informáticos y proponer y/o adecuar la normativa correspondiente para la digitalización de los procesos administrativos a los fines de facilitar la gestión, el acceso y la perdurabilidad de la información y la reducción de los plazos en las tramitaciones”;
Que en ese marco, la Ley N° 3.304 propone entre las actividades a desarrollar: “Registro electrónico: establecer mecanismos electrónicos de recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de una sede electrónica u otros medios, de forma de facilitar la comunicación y debida constancia de los trámites y actuaciones”;
Que en el ámbito de la Administración Central por Decreto N° 589/09 se aprobó la implementación del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos -SADE- como sistema de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires;
Que a los fines de la implementación y funcionamiento del mencionado sistema se facultó a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas reglamentarias, aclaratorias y complementarias;
Que en consecuencia, por Resolución N° 96-SECLyT-2009, primero, y luego por Resolución N° 138/SECLyT/2010 se modificó el Reglamento para el Inicio, ordenamiento, registro y circulación de expedientes y actuaciones administrativas;
Que dicho Reglamento define los tipos de documentación administrativa que utiliza la Administración en los distintos procedimientos de gestión;
Que, a su vez, entre los documentos administrativos, se reconoce como subespecies a los informes y providencias;
Que siendo conveniente avanzar en la incorporación de las herramientas tecnológicas a dichos documentos, por Decreto 765/10 se instruyó a todos los organismos del Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires a utilizar, del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), el módulo “GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OFICIALES -GEDO” como medio de creación, registro y archivo de informes y providencias.
Que, a los fines de la implementación del Módulo – GEDO- del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos, es preciso reglamentar la generación de esos documentos;
Por ello, en uso de las facultades legales que le son propias,
EL SECRETARIO LEGAL Y TÉCNICO
RESUELVE
Artículo 1°.- Apruébase el reglamento para la Generación de Documentos Electrónicos Oficiales- GEDO-, que como Anexo I forma parte integrante de la presente Resolución.
Artículo 2°.- Apruébase el procedimiento para las altas, bajas y modificaciones de usuarios del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos que como Anexo II se acompaña y forma parte de la presente resolución.
Artículo 3°.- Establécese que los Documentos Electrónicos Oficiales generados en -GEDO- son encriptados mediante tecnología de firma digital, utilizando identificación y clave de usuario y archivados en el repositorio único de imágenes del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Artículo 4°.- Establécese que las especies y subespecies de documentos iniciados en el Módulo “GEDO” del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos serán definidos por la Secretaría Legal y Técnica, conforme la incorporación de las nuevas herramientas de tecnología de firma digital al sistema previsto en el Decreto N° 765/10.
Artículo 5°.- Establécese que los Directores Generales o funcionarios con rango equivalente de los distintos organismos del Poder Ejecutivo de la Ciudad podrán requerir el alta de nuevos documentos oficiales electrónicos utilizando el Módulo SADE “COMUNICACIONES OFICIALES”, dirigiéndose a la Dirección Operativa de Administración de Aplicativos Informáticos de la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo, dependiente de esta Secretaría Legal y Técnica.
Artículo 6°.- Dése al Registro, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires, comuníquese a todos las Ministerios y Secretarías del Poder Ejecutivo, Entes Descentralizados y a los Organismos Fuera de Nivel, a la Sindicatura General de la Ciudad de Buenos Aires y, para su conocimiento y demás efectos, remítase a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo. Cumplido, archívese. Clusellas
ANEXO I
REGLAMENTO PARA LA GENERACION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OFICIALES
Artículo 1°,_ El presente reglamento regula la generación, ordenamiento, registro y circulación de los Documentos Electrónicos Oficiales en el Módulo «GEDO» del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos.
Articulo 2°,_ Todos los documentos iniciados en el Módulo GEDO son firmados mediante tecnología de firma digital, numerados por el sistema y resguardados en el repositorio de imágenes.
Artículo 3°._ Los Documentos Electrónicos Oficiales iniciados utilizan la plantilla definida en «GEDO» para cada una de las especies de documentos.
Artículo 4°,_ Establécese que los documentos electrónicos oficiales en «GEDO» pueden generarse mediante alguna de las siguientes acciones:
a) Inicio de un nuevo documento: Se trata je documentos producidos por primera vez utilizando el Módulo «GEDO»
b) Incorporación de un documento: Se trata de documentos en soporte papel numerados por el Módulo SADE «SEGUIMIENTO» que deban ser digitalizados y firmados en el Módulo «GEDO»
c) Importación de un documento: Se trata .de documentos en soporte papel no numerados por el Módulo SADE «SEGUIMIENTO» que deban ser digitalizados y firmados en el Módulo «GEDO»
Artículo 5°._ Establécese que el carácter confidencial de los documentos se ajustará a la naturaleza de cada una de las especies, de acuerdo a los niveles de acceso definidos por las áreas involucradas,
Artículo 6°._ Todos los documentos electrónicos oficiales se identifican con los
siguientes metadatos:
a) Tipo de Documento
b) Número SADE
c) Número especial: Identifican a aquellos documentos que requieran una numeración correlativa e individual para el organismo que los genera
d) Sigla de la repartición a la cual pertenece el usuario firmante
e) Año
f) Fecha de generación del documento
g) Motivo
h) Contenido/ Texto del documento
Expediente de referencia: Identifica sólo a aquellos documentos, que hayan sido generados prosiguiendo un trámite administrativo iniciado por Expediente
i) Expediente de referencia: Identifica s610 a aquellos documentos que hayan sido generados prosiguiendo un trámite administrativo iniciado por Expediente,
ALTAS, BAJAS Y MODIFICACIÓN DE USUARIOS EN SADE
ANEXO II
Es requisito del SADE poseer un único usuario para operar cualquiera de los módulos del sistema.
Los Administradores Locales deben efectuar las altas, bajas y modificaciones de usuarios de sus reparticiones.
En caso de no contar con las herramientas necesarias para la tarea, los Administradores Locales deberán comunicarse con la Administración Central del SADE.
Serán Administradores Locales los agentes que hayan sido designados por el Director General o funcionario con rango equivalente de su repartición, mediante solicitud remitida a la Administración Central del SADE.
1.1 Alta de Usuarios
Cada Director General, o funcionario con rango equivalente, deberá solicitar a los Administradores Locales de la repartición el alta de usuario de un agente.
En dicha solicitud deberá indicar los siguientes aspectos sobre el agente:
a) Si el agente es usuario SADE deberá informar el nombre de usuario
b) Si el agente no es usuario SADE, deberá informar la dirección de correo
electrónico oficial del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
En el caso que un agente no posea dirección de correo electrónico oficial deberá tramitaría con antelación a la solicitud de alta en la aplicación de referencia.
Al registrarse por primera vez en el entorno se requiere la modificación de la clave provisoria otorgada al agente.
Es requisito del Módulo SADE- «GEDO» que el usuario que aún no haya operado en el Módulo SADE «COMUNIGAGIONES-OFICIALEB», ingrese al mismo utilizando la identificación de usuario y la clave suministrada por su Administrador Local, a fin de grabar sus datos personales en la solapa homónima, A partir de ello, se encontrará habilitado para operar en el Módulo «GEDO». del SADE.
1.2 Baja de Usuarios
Cada Director General o funcionario con rango equivalente, deberá solicitar a los Administradores Locales de su repartición la baja del usuario en cuestión.
El Administrador local designado deberá solicitar al agente grabe su baja en la solapa -, «Datos Personales» del Módulo SADE COMUNICACIONES OFICIALES». Luego procederá a inactivar el usuario en el Módulo SADE «SEGUIMIENTO».
1.3 Rehabilitación de Usuarios inactivos
Cada Director General o funcionario con rango equivalente, cuando fuera necesario, deberá solicitar a los Administradores Locales de la repartición la rehabilitación de usuarios que, oportunamente, hubieran sido dados de baja.
1.4 Pérdida de contraseña de acceso
En el caso de pérdida o extravío de la contraseña de acceso, el propio usuario podrá comunicarse con los Administradores Locales de su repartición, a fin de recuperar la contraseña.
1.5. Permisos de Usuario
Cada Director General o funcionario con rango equivalente, deberá solicitar a los Administradores Locales de la repartición la asignación de permisos a un usuario referidos a cualquiera de los Módulos «SADE».