RESOLUCIÓN Nº 223/GCABA/SECLYT/11
Pubicada en el BOCBA 3757 27/09/2011
APRUEBA EL PROCEDIMIENTO DE GUARDA TEMPORAL, ARCHIVO Y RECUPERACIÓN DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS
Buenos Aires, 23 de septiembre de 2011
VISTO:
Las Leyes N° 2.506 y N° 3.304; los Decretos N° 589/09 y N° 196/11 y la Resolución Conjunta N° 10-MJGGC-SECLYT/11 y el Expediente N°759970/11;
CONSIDERANDO:
Que en el marco de la política de modernización de la Administración Pública, este Gobierno ha incorporado diversas tecnologías a los trámites, expedientes y procedimientos de la Administración;
Que la Ley N° 2.506 creó la Jefatura de Gabinete de Ministros, reconociéndose entre otras, la competencia de diseñar, proponer y coordinar la política de transformación y modernización del Estado, determinar los lineamientos estratégicos y proponer las normas reglamentarias en la materia;
Que desde esta gestión se han desarrollado distintas políticas de modernización de la Administración Pública, implementando proyectos orientados a la paulatina y progresiva incorporación de diversas tecnologías a los trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración;
Que una de las medidas adoptadas en esta línea fue la aprobación, mediante el Decreto N° 589/09, del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos -SADE- como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires;
Que dicha norma facultó a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas reglamentarias, complementarias y aclaratorias necesarias para la implementación y funcionamiento del SADE y sus actuaciones;
Que, posteriormente, la Ley N° 3.304 estableció el Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos;
Que el artículo 3° de la Ley establece que “La Jefatura de Gabinete de Ministros es la autoridad de aplicación del presente plan”;
Que en el Capítulo III, Título II del Anexo de la Ley antes mencionada, denominado “Del Gobierno Electrónico y nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación”, en su punto 6.3 “Digitalización de procesos administrativos”, menciona como objetivo “desarrollar sistemas informáticos y proponer y/o adecuar la normativa correspondiente para la digitalización de los procesos administrativos a los fines de facilitar la gestión, el acceso y la perdurabilidad de la información y la reducción de los plazos en las tramitaciones”;
Que entre las actividades a implementar se expresa la de “….desarrollar la arquitectura tecnológica para la implementación del expediente electrónico”;
Que mediante el Decreto N° 196/11 se ordenó la implementación del “Expediente Electrónico”, en los términos de la Ley de Modernización;
Que dicho decreto encomendó a la Jefatura de Gabinete de Ministros, como autoridad de aplicación de la Ley de Modernización y a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas reglamentarias, aclaratorias y complementarias que resulten necesarias a los fines de la aplicación del presente;
Que cabe señalar que el expediente electrónico goza de independencia respecto al espacio físico, lo que facilita su localización, disposición y consulta;
Que en efecto, el expediente electrónico permite vincular documentos que resulten relevantes para la comprensión de un asunto, simplificando su búsqueda y el acceso a la información, a la vez, que otorga mayor seguridad al procedimiento administrativo;
Que el expediente electrónico como contenedor de un trámite o asunto administrativo puede transitar por varios estados; a saber, Iniciación, Tramitación, Subsanación, Guarda Temporal y Archivo;
Que cabe señalar que el archivo electrónico permite identificar, salvaguardar y preservar los expedientes electrónicos y sus documentos desde la iniciación del expediente electrónico hasta su finalización con la modificación del estado a Guarda Temporal;
Que el archivo electrónico debe asegurar la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad de los documentos contenidos en el expediente electrónicos, preservando su valor jurídico y probatorio;
Que por Resolución Conjunta N° 10 se implementó el Sistema de Archivo de los expedientes electrónicos, contemplando los distintos estados de archivo y los procedimientos para la guarda, recuperación, archivo y/o consulta de los mismos.
Que por el artículo 2° se facultó a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas necesarias para la implementación de dicho Sistema;
Por ello y en uso de las facultades que le son propias,
EL SECRETARIO LEGAL Y TÉCNICO
RESUELVE
Artículo 1°.- Apruébase el Procedimiento de Guarda Temporal, Archivo y Recuperación de Expedientes Electrónicos que como Anexo I forma parte integrante de la presente.
Artículo 2°.- Dése al Registro, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires, comuníquese a todos los Ministerios y Secretarías del Poder Ejecutivo, Entes Descentralizados y a los Organismos Fuera de Nivel, a la Sindicatura General de la Ciudad de Buenos Aires y, para su conocimiento y demás efectos, remítase a la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo. Cumplido, archívese.
Anexo
Procedimiento de Guarda Temporal, Archivo y Recuperación de Expedientes
Artículo 1°: Una vez concluido el trámite, la repartición donde se caratuló el expediente electrónico:
a) Verificará que no subsisten cuestiones pendientes de solución,
b) Explicitará dicha circunstancia en el motivo del pase,
c) Modificará el estado del Expediente Electrónico a «Guarda Temporal»,
d) Grabará el pase
Finalizada esta operación, el expediente electrónico pasa a control de la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo y permanecerá en estado «Guarda Temporal» en el Repositorio Único de Documentos Oficiales por veinticuatro (24)
meses.
Artículo 2°._ A los fines de la recuperación de un expediente electrónico:
a) La repartición requirente deberá remitir una Comunicación Oficial -eO- fundada y firmada por un funcionario con rango no inferior a Director General a la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo,
b) La Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo ponderará la
procedencia y motivo del pedido:
b.1) Una vez recuperado, y previa vinculación de la ca al expediente electrónico, será girado al usuario solicitante o a quien éste haya indicado;
b.2) Podrá negar la solicitud en caso:
b.2.1.) Cuando se requiera el expediente electrónico sólo para consulta, b.2.2.). Que el expediente electrónico hubiera adquirido estado de «Archivo»
En esos supuestos, podrá consultarse el expediente electrónico en el Módulo EE del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos -SADE- y si fuera necesario asociarse a otro expediente electrónico en estado «Iniciación, Tramitación, Subsanación o Comunicación».
Artículo 3°._ Todos los expedientes electrónicos que hayan permanecido en estado «Guarda Temporal» durante veinticuatro (24) meses registrarán en estado «Archivo» y no podrán adquirir un nuevo estado de tramitación, sin perjuicio de ser remitidos al
solicitante para su consulta.