DECRETO Nº 552/GCABA/10
Publicado en BOCBA 3466 del 22/07/2010
Buenos Aires, 13 de julio de 2010
VISTO:
La Constitución de la Ciudad de Buenos Aires, la Ley N° 2506, los Decretos N° 2007/03, N° 2075/07, N° 123/09 y el Expediente N° 619.231/2010 y;
CONSIDERANDO:
Que en el marco de la política de modernización de la Administración Pública, es intención de esta gestión continuar con la paulatina y progresiva incorporación de diversas tecnologías a los trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración;
Que el objetivo perseguido es incorporar herramientas tecnológicas que permitan agilizar y mejorar la tramitación administrativa, la gestión y guarda documental, de modo de dotar a los procesos de mayores niveles de eficiencia, transparencia y accesibilidad para su control;
Que en relación a la función social de los archivos, el accionar del Gobierno se reconoce y legitima en la medida que aquellos suministren la información que conservan pues con ello facilita el ejercicio y realización de los derechos fundamentales, contribuye a la transparencia administrativa y estimula la participación ciudadana, requisito necesario para la construcción democrática;
Que, cabe señalar que, recientemente, por Ley N° 3304 se creó el Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires a fin de encarar un proceso de modernización administrativa;
Que dicha ley en el Capítulo III, Título II del Anexo refiere al “…Gobierno Electrónico y nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación“;
Que, en relación a los Archivos, en el punto 6.3 “Digitalización de procesos administrativos“, se dispuso en el punto 5, entre las actividades a desarrollar “Archivo electrónico: reemplazar el archivo en soporte papel por archivos electrónicos, otorgándole valor jurídico y probatorio a la documentación existente y a la que se incorpore a los archivos de la ciudad, mediante la utilización de tecnología que garantice la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte de guarda físico de la mencionada documentación“;Que dicha medida se enmarca en el objetivo de la Ley de “desarrollar sistemas informáticos y proponer y /o adecuar la normativa correspondiente para la digitalización de los procesos administrativos a los fines de facilitar la gestión, el acceso y la perdurabilidad de la información y la reducción de los plazos en las tramitaciones“;
Que la gestión y guarda documental se relaciona con distintos criterios o recomendaciones que se fijan en función de diversos parámetros tales como la utilización de la información, los datos contenidos, la finalidad y consiguientes plazos de guarda;
Que si bien sucesivos decretos han regulado los procedimientos de guarda de documentación administrativa, es preciso avanzar en la utilización de herramientas tecnológicas que garanticen las cualidades previstas en la Ley y permitan por su parte una mejor utilización de la información tanto para la propia administración como para los ciudadanos;
Que actualmente el procedimiento para el archivo de expedientes en formato papel se encuentra regulado por el Decreto N° 2007/03 y, en cuanto a los plazos de guarda por la Resolución N° 12/SECLyT/2010 (modificada por Resolución N° 87/SECLyT/2010);
Que el artículo 4° del Decreto N° 2007/03 expresa que “Las reparticiones una vez concluido el trámite, remiten los expedientes al Archivo General por acto administrativo o providencia, indicando que no subsisten cuestiones pendientes de solución y consignando el plazo de guarda previsto…“;
Que, por su parte, el artículo 15 de dicha norma faculta a la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo a arbitrar, una vez vencidos los plazos de guarda, las medidas pertinentes para proceder a la depuración de los expedientes o su transferencia a la Dirección General de Patrimonio e Instituto Histórico de la Ciudad de Buenos Aires;
Que existen otro tipo de actuaciones que tramitan en la Administración y que por motivos de su propia gestión han generado la necesidad de crear sus propios sistemas y procesos de guarda documental;
Que, conforme a la Ley N° 2506, corresponde a la Secretaría Legal y Técnica, “…Organizar y administrar la Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires…“;
Que el procedimiento de digitalización como sistema de gestión documental posee ventajas jurídicas y administrativas ya que permiten la perdurabilidad de la documentación, utilización de menor espacio y /o volumen físico; recuperación de la imagen con pleno valor jurídico y probatorio; información en un solo y único formato; simplificación de búsqueda y consulta; accesibilidad remota de un mismo documento y resguardo e inalterabilidad de los documentos originales;
Que las nuevas técnicas de gestión documental permiten el control del proceso desde su origen hasta su finalización, permitiendo el seguimiento y preservación de la misma, sin menoscabo de la integridad y disponibilidad de la información en ella contenida;
Que, en cuanto al cumplimiento de las garantías exigidas por la Ley de Modernización en el supuesto de los archivos electrónicos, cabe señalar que, conforme las facultades reconocidas por el artículo 4° de la Ley N° 2689, corresponde a la Agencia de Sistemas de Información…. “Asesorar a los funcionarios responsables de las distintas dependencias del Poder Ejecutivo y coordinar la operación y soporte de la infraestructura tecnológica y del desarrollo de sistemas“;
Que, conforme a lo establecido en el Decreto N° 500/10, corresponde a la Dirección General Reforma Administrativa “Diseñar e implementar metodologías, estándares y herramientas para la formación y optimización de los procesos de la Administración del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires“;
Que en este marco, es conveniente definir los parámetros y niveles que resultarán aplicables para la guarda de documentación en formato electrónico, la utilización de las tecnologías de la información y el conocimiento que sea conducentes para una adecuada administración de archivos electrónicos y las prácticas rectoras que resulten recomendables para permitir el cumplimiento de los atributos establecidos en la Ley de Modernización;
Por ello, y en uso de las facultades reconocidas en los artículos 102 y 104 de la Constitución de la Ciudad de Buenos Aires,
EL JEFE DE GOBIERNO
DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES
DECRETA
Artículo 1°.- Creáse una Comisión que tendrá a su cargo la implementación de un Sistema de Archivos Electrónicos en diversas áreas de la Administración Pública, en el marco de la Ley N° 3.304.-
Artículo 2°.- La mencionada Comisión estará integrada por un (1) representante de la Secretaría Legal y Técnica, un (1) representante de la Agencia de Sistemas de Información y un (1) representante de la Dirección General de Reforma Administrativa dependiente de la Jefatura de Gabinete de Ministros y sesionará con la participación de la totalidad de sus miembros.
Artículo 3°.- Serán funciones de la Comisión propiciar el dictado de normas reglamentarias, aclaratorias y complementarias necesarias para la implementación del mencionado Sistema, fijar parámetros, prácticas rectoras y niveles aplicables para otorgar valor jurídico y probatorio a la documentación en formato electrónico que vaya incorporando a los archivos electrónicos, y para cumplimentar con los atributos de estabilidad, perdurabilidad, imputabilidad e inalterabilidad previsto en el punto 6.3 del Anexo de la Ley N° 3304.
Artículo 4°.- Las medidas que se adopten en el marco del presente Decreto deberán permitir la digitalización, administración y conservación de documentos mediante el uso intensivo y extensivo de las tecnologías de la información y comunicaciones-TICs que garanticen el cumplimiento de los requisitos de estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad, previstos en la Ley N° 3304.
Artículo 5°.- El presente decreto es refrendado por el Jefe de Gabinete de Ministros.
Artículo 6°.- Dése al Registro, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires, comuníquese a todos los Ministerios y Secretarías del Poder Ejecutivo, Entes Descentralizados y a los Organismos Fuera de Nivel, a la Sindicatura General de la Ciudad de Buenos Aires y, para su conocimiento y demás efectos, remítase a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo y a la Dirección General de Reforma Administrativa. Cumplido, archívese.- MACRI – Rodríguez Larreta
