DECRETO N° 823/010
Publicado en el BOCBA 3542 del 11/11/2010
Buenos Aires, 29 de octubre de 2010
VISTO:
La Ley N° 3304; los Decretos N° 2007/03 y N° 552/2010.; las Resoluciones N° 119/SECLyT/2009, Nº 12/SECLyT/2010 y N° 133/SECLyT/2010, la Disposición N° 5/MGEYA/09 y el Expediente N° 619231/2010, y
CONSIDERANDO:
Que en el marco de la política de modernización de la Administración Pública, es intención de esta gestión continuar con la paulatina y progresiva incorporación de diversas tecnologías a los trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración;
Que dicha incorporación permitirá agilizar y mejorar la tramitación administrativa, la gestión y guarda documental, de modo de dotar a los procesos de mayores niveles de eficiencia, transparencia y accesibilidad para su control;
Que en relación a la función social de los archivos, el accionar del Gobierno se reconoce y legitima en la medida que aquellos suministren la información que conservan pues, con ello, facilita el ejercicio y realización de los derechos fundamentales, contribuye a la transparencia administrativa y estimula la participación ciudadana, requisito necesario para la construcción democrática;
Que diversos decretos han regulado los procedimientos de guarda de documentación administrativa;
Que actualmente el procedimiento para el archivo de expedientes en formato papel se encuentra regulado por el Decreto N° 2007/03 y la Disposición N° 5-MGEYA-09,
Que el artículo 4° del Decreto N° 2007/03 expresa que “Las reparticiones una vez concluido el trámite, remiten los expedientes al Archivo General por acto administrativo o providencia, indicando que no subsisten cuestiones pendientes de solución y consignando el plazo de guarda previsto…”;
Que, por su parte, el artículo 15 de dicha norma faculta a la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo a arbitrar, una vez vencidos los plazos de guarda, las medidas pertinentes para proceder a la depuración de los expedientes o su transferencia a la Dirección General de Patrimonio e Instituto Histórico de la Ciudad de Buenos Aires;
Que, por otro lado, la Resolución N° 119/SECLyT-09, modificada por las Resoluciones N° 12/SECLyT/10 y N° 133/SECLyT/10, regulan los plazos de guarda de los expedientes;
Que, además de los expedientes, existen otro tipo de actuaciones que tramitan en la Administración y que, por motivos de su propia gestión, han generado la necesidad de crear sus propios sistemas y procesos de guarda documental;
Que, recientemente, por Ley Nº 3304 se creó el Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires a fin de encarar un proceso de modernización administrativa;
Que dicha ley en el Capítulo III, Título II del Anexo refiere al “…Gobierno Electrónico y nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación”;
Que, en relación a los Archivos, en el punto 6.3 “Digitalización de procesos administrativos”, se dispuso en el punto 5, entre las actividades a desarrollar “Archivo electrónico: reemplazar el archivo en soporte papel por archivos electrónicos, otorgándole valor jurídico y probatorio a la documentación existente y a la que se incorpore a los archivos de la ciudad, mediante la utilización de tecnología que garantice la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte de guarda físico de la mencionada documentación”;
Que dicha medida se enmarca en el objetivo de la Ley de “desarrollar sistemas informáticos y proponer y/o adecuar la normativa correspondiente para la digitalización de los procesos administrativos a los fines de facilitar la gestión, el acceso y la perdurabilidad de la información y la reducción de los plazos en las tramitaciones”;
Que, en ese marco, por Decreto N° 552/10 se creó una Comisión integrada por un (1) representante de la Secretaría Legal y Técnica, un (1) representante de la Agencia de Sistemas de Información y un (1) representante de la Dirección General de Reforma Administrativa dependiente de la Jefatura de Gabinete de Ministros;
Que, dicha Comisión tiene entre sus funciones la de propiciar el dictado de normas reglamentarias, aclaratorias y complementarias necesarias para la implementación del mencionado Sistema;
Que, como primera medida, la Comisión, ha conceptualizado los requisitos de estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad, que la ley menciona en
relación a las capacidades con las que debe contar el sistema de archivos electrónicos a utilizar para el archivo y conservación de los documentos;
Que, para asegurar el cumplimiento de estos requisitos, tanto la infraestructura tecnológica de almacenamiento de documentos electrónicos, como el procedimiento que comprende la captura de información y las aplicaciones destinadas a la gestión de los documentos electrónicos, deberán implementar medidas que otorguen grados de confianza e integridad, armonizando las herramientas tecnológicas con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo;
Que, de esta manera, el Sistema de Archivos Electrónicos comprenderá la sinergia de los componentes de software, hardware, recursos humanos y administrativos necesarios para aportar celeridad, sencillez y eficacia a los actuales procedimientos de archivo preservando los cuatro requisitos previamente citados (estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad);
Que el procedimiento de digitalización como sistema de gestión documental posee ventajas jurídicas y administrativas que permiten, entre otras, la perdurabilidad de la documentación, utilización de menor espacio y/o volumen físico; recuperación de la imagen con pleno valor jurídico y probatorio; simplificación de búsqueda y consulta;
Que en este marco, es conveniente encomendar a la Jefatura de Gabinete de Ministros y a la Secretaría Legal y Técnica definan el procedimiento aplicable para la captura o la transformación del documento papel al medio electrónico.
Que, asimismo, resulta conveniente encomendar a la Agencia de Sistemas de Información establecer los medios tecnológicos adecuados que posibiliten la
estabilidad, inmutabilidad, inalterabilidad y perdurabilidad para una adecuada administración de documentos electrónicos de archivo.
Por ello, y en uso de las facultades reconocidas en los artículos 102 y 104 de la Constitución de la Ciudad de Buenos Aires,
EL JEFE DE GOBIERNO
DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES
DECRETA
Artículo 1°.- Reglaméntase el punto 5 “Archivo electrónico”, del punto 6.3 “Digitalización de procesos administrativos”, contenido en el Capítulo III, Título II del Anexo de la Ley 3304 referido al “…Gobierno Electrónico y nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación” conforme los términos del presente decreto.
Artículo 2°.- La documentación administrativa original en soporte papel será archivada y conservada en soporte electrónico, respetando el procedimiento que, conjuntamente, determinen la Jefatura de Gabinete de Ministros y la Secretaría Legal y Técnica, y resguardada con los medios tecnológicos que determine la Agencia de Sistemas de Información.
Los documentos archivados y conservados en soportes electrónicos, conforme lo dispuesto en el párrafo anterior, tendrán el mismo valor jurídico y probatorioque éstos, en la medida que respeten los procedimientos y utilicen las herramientas tecnológicas que determinen las autoridades antes mencionadas.
Artículo 3º.- Encomiéndase a la Jefatura de Gabinete de Ministros como autoridad de aplicación de la Ley de Modernización y a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas de procedimiento tendientes a la digitalización de documentos en soporte papel.
Artículo 4°.- Encomiéndase a la Secretaría Legal y Técnica a determinar qué documentación administrativa será objeto de lo establecido en el artículo 2°.
Artículo 5°.- Encomiéndase a la Agencia de Sistemas de Información a establecer la infraestructura tecnológica necesaria para el archivo y conservación de los documentos electrónicos.
Artículo 6°.- El presente decreto es refrendado por el Señor Jefe de Gabinete de Ministros.
Artículo 7°.- Dése al Registro. Publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires. Comuníquese a todos los Ministerios y Secretarías del Poder Ejecutivo, a todas las reparticiones con rango o nivel equivalente, a los Entes Descentralizados, a la Sindicatura General de Ciudad de Buenos Aires y, para su conocimiento y demás efectos, remítase a la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo y a la Agencia de Sistemas de Información. Cumplido. Archívese. MACRI – Rodríguez Larreta